法律事務所の事件をデータベースで管理（エクセルVBA)

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VBAファイルの手動インストール

使用方法

VA事件データベースシリーズ（統合版）操作マニュアル

シート

事件データベースは、Excelのブック（.xlsm）です。操作は、セルのダブルクリックと入力で行います。

• 事件：事件の一覧です。1件の事件を1行に記録します。
• 事件メモ：事件シートで選んだ事件の情報を、印刷用のメモにまとめるシートです。
• オプション：リストの項目などの設定をするシートです。
• フォルダ：事件が終わったときに、データフォルダを移す先を設定するシートです。
• マニュアル：ブックの中の簡単な説明です。

初めの設定

• オプションシート：「リストアイテム」の現況区分・受任区分・事件区分・担当区分・依頼人立場を、自分の事務所に合わせて書き換えます。事件シートの「現況」「受任区分」「事件区分」「担当区分」「相談弁護士」「依頼人立場」は、ここの項目から選べます。「バックアップフォルダ」には、ブックのバックアップを作るフォルダを入力します（空欄にすると、バックアップを作りません）。
• フォルダシート：「現況」「受任区分」「事件区分」の組み合わせごとに、データフォルダを移す先のフォルダを入力します。「yyyy」と書くと、終了年月日の年に置き換わります（例：「E:\終了事件\個人一般\yyyy」）。初めは例のフォルダが入っているので、自分の事務所のフォルダに書き換えます。

使い方

事件を追加する

1. 事件シートで、追加したい事件の近くの行の「事件番号」をダブルクリックします。
2. 「追加するのは、新規の依頼人ですか？」で、「はい」「いいえ」「キャンセル」のどれかを押します。
3. ダブルクリックした行の下に新しい行が入り、事件番号が付きます（ダブルクリックした行の事件番号が空欄の場合は、その行に付きます）。「現況」から順に入力します。

事件番号は、次のように付きます。

• はい：新しい依頼人として、百の位が1つ大きい番号（101、201、301…）を付けます。
• いいえ：ダブルクリックした行と同じ依頼人の、次の番号（101の次は102）を付けます。
• キャンセル：追加しません。

入力と表示

• 「現況」「受任区分」などは、セルの右の▼から選べます。
• 「現況」に応じて、行の文字の色が変わります（相談のみ・終了・相談不可）。
• 事件シートを開くと、「現況」「受任区分」「事件区分」「事件番号」の順に並べ替えられます。
• 「データフォルダ」をダブルクリックすると、そのフォルダが開きます。「TeamsURL」をダブルクリックすると、そのURLが開きます。
• 「データフォルダ」を入力・変更したときに、フォルダが見つからない場合は、「データフォルダの値が不正か、フォルダが存在しません。」と表示されます。

事件が終わったとき（データフォルダの移動）

「現況」を「C:終了」（または「B:精算管理」）に変えると、データフォルダを、フォルダシートで設定した場所に移します。

1. ZIPファイルを作っておく：データフォルダを、同じ場所に「フォルダ名.zip」の名前でZIPファイルに圧縮しておきます（例：「い：山田」フォルダなら「い：山田.zip」）。
2. 現況を変える：「現況」を「C:終了」にすると、終了年月日が空欄なら「終了年月日に今日の日付を入力します。」と表示されます。
3. 移動を確かめる：「フォルダを以下の場所に移動します。」（移動元・移動先）、「ZIPファイルの移動を行います。」で「OK」を押すと、移動先に同じ名前のフォルダを作って、ZIPファイルを移し、エクスプローラーで開きます。
4. 元のフォルダを削除する：ZIPファイルの中身を確かめてから、「元のフォルダを削除します。」で「OK」を押します。データフォルダの値が移動先に変わり、移動先のフォルダの中に、スキャン用のフォルダ（「0000」＋名前＋「scan」）が作られます。

事件メモを作る

1. 事件シートで、メモを作る事件の行を選びます。
2. 「事件メモ」シートを開くと、「○○の事件メモを作成しますか？」と表示されます。「はい」で、その事件の情報がメモに入ります。
3. 「事件メモを別ファイルに保存しますか？」で「はい」を押すと、その事件のデータフォルダに「事件メモ（日付）.xlsx」として保存されます。
4. 印刷すると、2ページ目に載せる依頼者・相手方・代理人の氏名がない場合は、1ページ目だけを印刷します。

オプションシートのコマンド

• データフォルダ確認：「実行」をダブルクリックすると、すべての事件のデータフォルダがあるかを確かめ、見つからないものの文字の色を変えます。
• 事件番号確認：「実行」をダブルクリックすると、事件番号の重複と空欄を確かめます。

注意点

• データフォルダの移動では、ZIPファイルを移した後に、元のフォルダを削除します。ZIPファイルに必要なファイルがすべて入っていることを確かめてから、削除の「OK」を押してください。
• ZIPファイルがない場合は、「Zipファイルが存在しません。」と表示され、移動しません。移動先の年のフォルダの1つ上のフォルダ（例：「E:\終了事件\個人一般」）は、あらかじめ作っておいてください。
• 事件の追加やフォルダの移動は、Ctrl+Zでは元に戻せません。
• ブックを開くと、1日に1回、バックアップフォルダに「日付_事件データベース.xlsx」のバックアップを作ります。
• VAサーチシリーズ（統合版）の「VAブリッジ」を使うと、事件シートを複数の人で共同編集できます。その場合、このブック自体は上書き保存できなくなります（設定を変えるときは、Shiftキーを押しながら開きます）。