スタイル

各人別ファイルを利用してデータを共有する

法律事務所は、データの共有を行っているところが多いと思いますが、その方式は様々です。

電話メモのようなデータベースの場合、単にファイルを共有するだけではなく、同時に編集できることが必要です。
これを実現するための方法として、エクセルには、次の2つが用意されています。

ひとつは、「ブックの共有」と呼ばれる旧来からの方法です。

この方法は、OneDriveに限らず、ファイルの共有ができていれば、エクセルを同時に編集できる方法です。
ただし、使っているうちにデータが肥大化するなどの問題点があり、また、古い機能であるためテーブルなどの新しい機能が使えないという制約があります。

もうひとつは、「共同編集」と呼ばれる新しい方法です。この方法を使えば機能上の制約はありませんが、365サブスクリプションを使って、OneDrive上にファイルを保存しなければなりません。

もちろん、これ以外にも、専用の業務管理システムを導入したり、mySQLなどのデータベースを構築できたりしていれば何も悩むことはないのですが、いろいろな事情でそういった環境が整えられない法律事務所は多いと思います。

そこでVBAアセットでは、各人別ファイルを利用してデータを共有するというスタイルを採っています。

共有するファイルは、すべて同一ののフォルダに保存しておきます。
使用者Aは、ファイルAだけを開くようにします。
その際、ブックAは、ファイルB及びCのデータを検索して、自分が保管していないデータや自分が保管しているものより新しいデータがあれば、それを自分のテーブルにコピーします。
データを保存する際には、B・Cを含めた最新のデータが保存されることになります。

簡易的な共有方法ですので、例えば、Aが入力したデータをBとCが別々に修正した場合、Bの修正だけが反映される危険性などがあります。
ただし、電話メモのように入力されたデータを他の人が修正する可能性がほぼないものであれば、実用上は問題にならないでしょう。

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