法律事務所では、一太郎を使っている人が多いですね。
ワードは、「インデントの設定が難しい」って言う人が多いみたいです。
それでは、VBAを使って、裁判所提出書類用のアウトラインやスタイル、インデントなどの書式を簡単に設定できるアドインを作ってみましょう。
インデントさえ簡単に設定できるようになれば、一太郎からワードに乗り換える人が増えるかも知れませんね。
このアドインは、書式の設定だけではなく、マークダウン↔アウトライン変換機能も備えています。
マークダウンって何ですか？
簡単に言うと、各段落の先頭に入力された「#」マークの数で、見出しのレベルを表す文章の表記法です。マークダウンにはほかにもいろいろな機能があるのですが、このマクロでは見出しとリストの機能だけを使っています。使ってみてもらえれば、その良さが分かると思います。
それは、楽しみですね。
特徴
- 裁判所提出用書類や一般公用文などの書式に合わせたページ設定が行なえます。
（各行の文字送りが揃うように右余白を自動調節します。） - ページ番号や行番号も設定できます。
（ページ番号を右上に配置した場合は、最終ページに”」”（カギカッコ）が付きます。） - サンプルを表示させることで、スタイルの確認ができます。
- スタイルやアウトライン機能を使って見出しを設定できます。
- マークダウン⇔アウトラインの変換ができます。
- 見出しや本文のインデントが自動的に設定されます。
- セクション区切りで見出し番号の振り直しができます。
- マクロの定数を変更することでカスタマイズができます。
ダウンロード
サンプルファイルは、こちらからダウンロードしてください。
インターネットからダウンロードしたマクロは、そのままでは警告メッセージが表示されて使用できません。マクロを使用可能にするための操作を行ってください。
このマクロは、法律事務所でマクロを活用する場合のサンプルです。そのまま使っていただいても構いませんが、マクロに修正を加え、それぞれの法律事務所に適合するようにご自身でカスタマイズすることをお勧めします。
使い方
準備
ダウンロードしたファイルを「スタートアップフォルダ」に保存すれば、アドインとして、いつでもマクロを利用できるようになります。（他の使い方もできますが、この方法を推奨します。）
セットアップ
Ctrl+Shift+Mまたはクイックアクセスツールバーのホーム・マークをクリックすると、セットアップのフォームが表示されます。
作成する文書の種類などを選択して「OK」ボタンをクリックすると、選択した文書の種類に応じて現在表示されているドキュメントのページ設定、スタイルなどを設定できます。
「ヘルプ」ボタンをクリックすると、簡単な説明が表示されます。
「サンプルを追加」のオプションをオンにして、セットアップを実行した後、操作方法にしたがってマクロの動作を確認してください。
マクロの操作はショートカットキーで行うのを基本にしていますが、一部の操作はクイックアクセスツールバーまたは右クリックメニューでも行なえます。
インデント解除⇔インデント設定
アウトラインが設定されている状態で、Ctrl+Shift+Lまたはクイックアクセスツールバーの四角印を押すとインデントが解除されます。
Ctrl+Shift+>またはクイックアクセスツールバーの右矢印を押すとインデントが設定されます。
セクション区切りがある場合は、見出し番号の振り直しも行われます。
マークダウン⇔アウトライン変換
Ctrl+Shift+<またはクイックアクセスツールバーの左矢印を押すとマークダウンに変換されます。インデントは自動的に解除されます。
Ctrl+Shift+>またはクイックアクセスツールバーの右矢印を押すと、アウトラインに変換されます。インデントも自動的に設定されます。
マクロの対象となる段落
マクロによる自動調整が行われるのは、「見出し」、「標準」および「リスト段落」スタイルだけです。これ以外のスタイルが適用された段落には、自動調整が行われません。
自動修正を行いたくない段落には、「行間詰め」スタイルを適用してください。表内の段落には、インデント設定・解除時に「行間詰め」スタイルが適用されます。
最初の見出しまではマクロの対象外になっています。頭書の部分の書式（段落の中央揃えなど）は「標準」スタイルのままでも自動修正が行われません。（マクロの定数を変更することで、対象に含めることもできます。）
行頭に全角の「空白」があるとマクロが停止するようになっています。文末の補足の書式（段落の中央揃えなど）も、空白がある行より下に記載すれば、「標準」スタイルのままでも自動修正されません。（マクロの定数を変更することで、停止しないようにすることもできます。）
制限事項
Mac用ワードでの使用には、次の制限があります。
- マクロの定数を「VBA停止を許可する」に設定している場合、VBAが処理の途中で停止する場合があります。
- ショートカットキーおよびクイックアクセスツールバーの再設定が必要です。
- 右クリックメニューは、使用できません。
- ステータスバーに進捗状況が表示されません。
- マウスポインタがウエイト表示になりません。
他のテンプレートを併用した場合、アウトラインの設定はそのテンプレートの設定が優先します。
（このマクロを使ってセットアップしたテンプレートを使うことを推奨します。）
その他
文書の種類ごとのページ設定、アウトライン、スタイルなどの細部設定値は、定数を変更することによりカスタマイズできるようになっています。
細部は、「マクロのカスタマイズ」の項を参照してください。
ショートカットの割当を変更したい場合は、こちらの記事をご参照ください。
クイックアクセスツールバーの設定を変更したい場合は、こちらの記事をご参照ください。（リボンへの登録方法も紹介されています。）
このマクロを使わずに作成されば文書も、標準的な手法でスタイルなどが設定されていれば、自動設定が可能です。標準的な手法によらない文書を読み込みたい場合は、「VAマークダウン」を使って一旦マークダウンに変換してください。
見出しをゴシック体にしたり、次の段落と分離しないように設定したい場合は、「VAスタイル」を使用してください。
内容証明郵便については、別に紹介している「VA内容証明郵便」を併用して、字数および行数をチェックすることをおすすめします。
見出しレベルの設定には、「Alt+Shift+左または右矢印キー」のショートカットを使うのがおすすめです。
このマクロを使う際には、「ナビゲーションウィンドウ」を使用するととても便利です。
このマクロでは、マークダウンのうち「見出し」、「リスト」および「番号付きリスト」だけを使用しています。「水平線」などには対応していませんのでご注意ください。
マクロの概要
このマクロは、自由に閲覧・編集できる状態になっています。
ファイルをエクスプローラーで右クリックして、「開く」を選択すると、アドイン・ファイル自体を編集できるようになります。その状態から、「開発」－「Visual Basic」をクリックするとマクロのエディターが起動します。
「開発」タブは、既定では非表示になっています。表示させるためには、設定の変更が必要です。
マクロの特徴
このマクロのポイントは、「すべてのインデントをポイント単位で設定する」という点にあります。
インデントを手作業で設定する場合には文字単位で設定した方が便利ですが、見出し直後の文字の均等割付のインデントが乱れるなどの問題点があります。また、アウトラインの設定は文字単位で行えないため、アウトラインの設定をおこなった場合には、スタイルなどの再設定が必要となります。
このため、このマクロでは、ポイント単位でインデントを設定しています。見出しのレベルに応じてひとつひとつの段落に異なるインデントをポイント単位で設定するのは、手作業ではほぼ不可能ですが、マクロならばほどんど一瞬で行えます。
各モジュールおよびプロシージャの機能
フォーム
フォームの中にセットアップ・フォームがあり、セットアップ用オプションの設定に必要なプロシージャが納められています。
標準モジュール
標準モジュールの中に5つのモジュールがあり、それぞれの動作に必要なプロシージャが収められています。
クラスモジュール
クラスモジュールの中に4つのモジュールがあり、それぞれのプロシージャが標準モジュールの各プロシージャから呼び出されます。
クラスモジュール本来の使い方ではありませんが、標準モジュールから呼び出して使うツールボックスとして使用しています。
各プロシージャのコード
各プロシージャのコードについては、サンプルファイルのVBEにコメントで説明していますので、そちらをご確認ください。
マクロのカスタマイズ
「Setting」モジュールには、このマクロの作動に必要な「定数」がまとめられています。この定数を変更することにより、マクロの動作をカスタマイズすることができます。
変更できる項目
- アウトラインおよびインデントの設定値
- ページ設定の設定値
- サンプルの文面
- スタイル、リスト、ページ、マークダウン記号、マクロ動作の各設定値
変更履歴
このマクロの変更履歴は、「ThisDocument」モジュールに記載しています。
参考文献
書式については、次の資料を参考にしています。
- 裁判文書（裁判所提出書類）の標準的な書式 実務の友
- 内容証明 ご利用の条件等 日本郵便（株）
- 分かりやすい公用文の書き方（第2次改訂版） 礒崎 陽輔 (著)
- 契約書フォーマット 経済産業省
- 契約書の達人 小山内行政書士事務所
マークダウンからの変換については、こちらの記事を参考にしました。
素晴らしいアイデアを公開していただいたstabucky.com様に感謝申し上げます。
関連記事
どうでしょう。一太郎以上に簡単にインデントを設定できると思います。
マークダウンで文書を起案するようにすれば、スタイルなどを気にせずに文書の起案に集中できそうです。
ワードよりも動作の軽いエディターでスピーディーに入力を行い、コピー&ペーストでこのテンプレートに流し込むという方法もあります。
コメント
ナビゲーションウィンドウを使って、見出しを含む文書内の要素の順番を入れ替えようとすると、最後の「補足」の部分が最後の見出しと一緒に動いてしまいます。補足との区切りを「全角の空白」にしているためです。アウトラインのレベル９を「番号なし」にして、これを区切り文字に使うという方法もあるのですが、できれば「(i)」の見出しを残したいです。何か良いアイデアがあれば、教えて下さい。
はじめまして、この記事とWordファイルに感激しました。
影本さまはセミナーなどやっていますでしょうか？
「分かりやすい公用文の書き方 第2次改訂版」のルールに沿ったワードマークダウンが必要となっています。
影本様にココナラなどで委託することはできますでしょうか？
コメントありがとうございます。
このテンプレートは、自分でも「イケてるんじゃないか？」と思っていましたので、このようなコメントを頂けて、こちらも感激しています。
頂いたご質問への回答は、次のとおりです。
・セミナーは、行っていません。（それほどの能力はないと思っています。）
・業務の委託は引き受けておりません。（本サイトへの協賛金は受け付けております。）
・このテンプレートは、私の勤務する法律事務所のニーズに合わせたものであり、「分かりやすい公用文の書き方 第2次改訂版」のルールは確認していません。今後、対応について検討させていただきたいと思います。
「分かりやすい公用文の書き方 第2次改訂版」のルールに合わせられるようにしました。
「箇条書き」および「段落番号」に対応させました。
定数を変更することで裁判所提出書類用から一般公文書用に変更するなどのカスタマイズができるようにしました。（Ver200）
見出しの直後に文字の均等割付を設定した場合でも、インデントが適切に設定されるようにしました。「セクション区切りによる見出し番号の振り直し」や「見出しのない状態でセットアップした場合の見出し設定」をインデント設定・解除時に自動的に行うようにしました。（Ver711）
インデントの設定・解除時に表内の段落に「行間詰め」スタイルを自動設定するようにしました。（Ver720）
見出しの設定を「左揃え」に変更しました。インデントをポイント単位で設定することで、見出しの文字送りのズレが生じなくなったためです。（Ver730）
右クリックメニュー使用の有無を定数で設定できるようにしたうえで、使用停止をデフォルトに設定しました。（Ver740）
私の環境ではどうしても右クリックメニューが正常に動作しなくなりました。
原因が判明するまで、使用を停止します。
使用する場合は、マクロの「Setting」モジュールの「コンテキスト（右クリック）メニューを使用する」の設定値を「True」に変更してください。
レベル4、6および8の見出しのインデントにズレがありましたので修正しました。
表題のフォントを「MS明朝」に変更しました。
「MSゴシック」に変更するには、「VAスタイル」を利用してください。（Ver742)
お初にお目にかかります。IT企業勤めですが、地方公共団体向けに報告書を納品するような部署にいる非プログラマーです。この「VA公用文」の細かい作りこみに感激いたしました。
これまで最終的なレイアウトの調整に多大な時間を費やしていたのですが、マークダウンとWordの相互変換というアイデアで、ここまでスムーズな作業ができるとは思いませんでした。
一般公用文で作成した文書を元行政マンに見せてもフォント、インデント、見出しは違和感ない仕上がりのようです。
少しでも貢献できればと、まずは個人的に協賛させていただきます。
ご丁寧なコメントをいただき、ありがとうございます。
「報告書」ということであれば、表題や見出しをゴシック体にするというようなニーズがあるかもしれません。
もしそうであれば、「VAスタイル」を併せて利用することで、フォントを簡単に変更したり、元に戻したりできます。
また、「VA公用文」を使ったワードのマニュアルもこちらに掲載しています。
裁判所提出書類用の内容となっていますが、一般公用文にもほとんどそのまま使えると思います。
ご要望等ありましたら、遠慮なくお知らせください。
本文のインデントを見出しレベルごとに設定するように変更しました。
サンプルを確認タイプに変更しました。
裁判所提出書類のオリジナルで第1レベル見出しの後の本文のインデントがズレるバグを修正しました。
アウトラインが設定されていない状態でセットアップを行うと文字送りが修正されないバグを修正しました。（Ver750）
レベル9の見出しのインデント設定に誤りがあったので修正しました。（Ver751）