そのWordファイル、情報漏洩の温床です！ ― 使い回し文書に潜む『見えないリスク』、対策できていますか？
あれ？ この契約書、前の取引先の名前が載ってますよ！
アッ！ すいません！ 前任者から申し受けたWordファイルに残ってたんですね。
あなたは、こんなヒヤリとした経験はありませんか？
官民を問わず多くの職場で使われている、業界標準のワープロソフト「Microsoft Word」。でも、その文書の書式を一から自分で設定するには、かなりの知識と経験が必要です。そこで、ついついやってしまいがちなのが過去文書の「使い回し」。しかし、そこには、あなたの組織の信用を根底から揺るがしかねない、深刻なセキュリティリスクが潜んでいます。
文書作成担当者たちを、その「見えないリスク」から守る方法のひとつをご提案します。
なぜ「使い回し」が危険なのか？
文書作成におけるリスクは、外部からの攻撃だけではありません。Wordを使って文書を作成する社員たちの業務の中にも、見過ごされがちな危険があります。
- 1. 過去のWordファイルを使い回すと、意図せず以前の顧客情報や社内の機密情報が残ってしまうことがあります。これが万が一外部に渡れば、企業の信用を揺るがす重大なセキュリティ事故に発展しかねません。
- 2. Wordで文書の書式を最初から設定しようとすると、インデントやスタイルなどの煩雑な書式設定が必要です。この単純作業に気を取られるあまり、本来最も注意を払うべき「文書の内容」そのものへの集中力が削がれてしまいます。この注意散漫が、誤字脱字や金額の間違いといった、防げるはずのミスを引き起こす場合があります。
解決策は「VA公用文」にあり
これらのリスクを解決するのが、VBAアセットが無料で提供する「VA公用文」です。これは、Wordのマクロ機能を利用して公用文のルールに則った書式を自動設定し、ヒューマンエラーを減少させるためのツールです。
もしかすると、「『公用文』なんて、自分の会社には関係ない」と思われるかもしれません。
しかし、「公用文の書式」は、誰が読んでも分かりやすく、誤解を生まないように長年洗練されてきた、いわば「日本語文書の標準形式」です。その論理的で明快な構成は、正確性が求められる一般企業の文書作成においても、非常に有用な書式です。また、「VA公用文」には、企業活動の根幹である契約書用の書式に対応した機能も備わっています。
あるいは、「テンプレートファイルを使うように教育すれば、そんなツールを使う必要はない」とお考えになるかもしれません。
しかし、テンプレートを使って文書を作成している最中に書式の修正が必要になることは少なくありません。その場合、テンプレートにも修正を適用すべきなのですが、忘れたり、面倒になったりして、過去のファイルを使いまわすことになりがちです。求められるのはその書式を簡単に設定できることなのです。
VA公用文がもたらす、本当の効果
面倒な書式設定は、すべてVA公用文が自動で実行します。誰が作成しても、公用文の書式に則った、統一されたフォーマットの文書が一瞬で完成します。
このため、書式の設定が面倒だからという理由で、過去の文書を使い回すことがなくなります。
また、書式設定という煩わしい手作業から解放され、文書の「内容」の精査に集中できるようになります。
結果的に、文書作成担当者による情報漏洩のリスクを軽減できるのです。
ここで重要なのは、こういったツールの効果を理解し、その安全性を判断して導入を推進できるのは、文書作成担当者ではなくセキュリティ管理者であることが多いということです。
導入は驚くほど簡単です
- VBAアセットのウェブサイトから「VA公用文」を無料でダウンロードします。
- ダウンロードした「VA用文」をWordにインストールします。
これだけで、安全で効率的な文書作成をスタートできます。
VA公用文、今日から始めてみませんか？
ご興味を持たれた方は、まずはダウンロードし、その効果を体験してみてください。詳しい使い方は、オンライン・マニュアルでご確認いただけます。
「旭川セキュリティシンポジウム2025」のブースでは、担当者が直接VA公用文のデモンストレーションを行います。VA公用文と一緒に使うと便利なツールについても、紹介させていただきます。皆様のお立ち寄りをお待ちしております。
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