はじめに
ビジネス文書には、公用文のように法律や規則で厳格に定められた書式はありません。しかし、長年の商習慣の中で形成されてきた「標準的な書式」というものが存在します。この記事では、日本のビジネス文書で一般的に用いられている書式について、その背景や具体的な設定値をご紹介します。
公用文とビジネス文書の違い
公用文は、内閣訓令や各省庁が定める「公用文作成の要領」といった公式な通達によって、使用フォントや余白、文体まで厳格に規定されています。一方、ビジネス文書にはそのような法的拘束力を持つ規程は存在しません。
ビジネス文書の書式は、ビジネス出版社が発行するマニュアルや、業界内で確立された慣行が基準となっているようです。最優先されるのは、常に相手にとっての「分かりやすさ」と「読みやすさ」であり、企業のブランドイメージを反映させるためのデザイン的な自由度も比較的高いと言えるでしょう。
ページ設定の基本
用紙サイズと印刷の向き
日本のビジネス環境において、文書の標準用紙サイズはA4です。官公庁でも日本産業規格A列4番の使用が規定されており、国内の文書交換における事実上の標準となっています。印刷の向きは、特別な意図がない限り縦向きを標準とするのが一般的でしょう。
余白の設定
余白の設定は、文書の読みやすさ、ファイリング時の実用性、そして見た目の洗練度に直接影響します。Microsoft Wordの標準設定は上35mm、その他30mmとやや広めですが、一般的なビジネス文書では、より効率的な余白設定が好まれる傾向にあるようです。
推奨設定：
- 上：30mm
- 下：25mm～30mm
- 左：25mm～30mm（ファイリング用のパンチ穴スペースを考慮）
- 右：25mm～30mm
特に、上下左右すべてを25mmに設定するレイアウトは、多くのビジネス文書や学術論文で採用されており、見た目のバランスと情報量の両立に優れていると言われています。
フォントの選択
日本のビジネス文書では、役割に応じてフォントを使い分ける「デュアルフォント戦略」が標準となっているようです。
本文のフォント
明朝体を選択するのが一般的です。明朝体は、線の太さに強弱があり、長文を読んでも目が疲れにくい可読性の高さから、丁寧で誠実な印象を与えます。MS明朝や游明朝などが標準的な選択肢でしょう。
フォントサイズ： 10.5ポイントから12ポイントの範囲が標準とされています。
- 11ポイント： 可読性が高く、12ポイントよりも多くの情報を1ページに収めることができるため、情報量と可読性のバランスを重視する報告書や企画書に適しているようです。
- 12ポイント： 文字が大きく、可読性が非常に高いため、高齢者を含む多様な読み手が対象となる文書や、ゆったりとした上品な印象を与えたい場合に最適でしょう。
見出しのフォント
ゴシック体を選択するのが一般的です。ゴシック体は、線の太さが均一で力強く、本文の明朝体とのコントラストが明確であるため、文書の構造を視覚的に際立たせる効果があります。MSゴシック、メイリオ、游ゴシック、あるいはBIZ UDフォントなどが推奨されるようです。
フォントサイズ： 本文より1～2ポイント大きく設定し、多くの場合、太字を適用して視覚的な重要度を高めます。
文字数と行数の設定
日本語文書は、文字が仮想的なマス目（グリッド）に配置されるという概念に基づいて構成されています。
Microsoft Wordの初期設定では、A4縦、10.5ポイントのフォントという環境において、1行あたり40文字、1ページあたり36行となっていますが、フォントサイズを変更すると文字数も変わります。
推奨設定：
- 1行あたり： 38～40文字
- 1ページあたり： 35～38行
- 行間： フォントサイズの1.3～1.5倍程度
この設定は、可読性に優れた11ポイントのフォントを使用し、行間を微調整することで達成可能です。
ビジネス文書の構成要素
日本のビジネス文書では、各構成要素が配置されるべき位置について、明確な慣習が存在するようです。
基本的な配置
- 文書番号： 右上に配置
- 日付： 文書番号の下、右上に配置（和暦が一般的）
- 宛名： 左上に配置（会社名、部署名、役職、氏名の順）
- 差出人： 日付の下、右上に配置
- 表題（件名）： 宛名と差出人ブロックの下、ページの中央に配置
表題（タイトル）の書式
表題は、文書の内容を瞬時に伝える最も重要な要素です。
- 配置： 中央揃え
- フォント： ゴシック体、14～16ポイント、太字
- 余白： 上下に十分な余白（1行空けるなど）
「記」と「以上」の構造
ビジネス文書、特に通知状や送付状において、伝達事項を明確に分離して提示するための構造が「記書き（きがき）」です。これは、日本のビジネスコミュニケーションにおける極めて重要かつ特徴的な慣習と言えるでしょう。
書式ルール：
- 「記」： 本文の結びの文章の後に、一行空けて配置。必ず独立した行に記述し、ページの中央に揃える
- 箇条書き部分： 「記」の下に、一行空けてから要点を箇条書きで記述
- 「以上」： 箇条書きの最後の項目の下に、一行空けて配置。必ず独立した行に記述し、ページの右端に揃える
この「以上」は、記書きで伝達すべき事項がここで完了したことを明確に示す役割を持ち、原則として省略してはならないとされています。
段落とインデント
日本語の文章における基本的なルールとして、新しい段落の開始行は、原則として全角1文字分を字下げします。これは、公用文からビジネス文書、一般的な書籍に至るまで、広く採用されている規則です。
箇条書きと階層構造
複雑な情報を整理して提示する際、階層構造を持つリストが有効です。一般的に、ビジネス文書における階層は3～4階層までが適切とされることが多いようです。
段落番号（順序が重要な場合）
公用文の規定を基礎とした体系が参考になるでしょう。数字は半角にする場合が多いようです。：
- 第1階層： 第1、第2、第3
- 第2階層： 1、2、3
- 第3階層： (1)、(2)、(3)
- 第4階層： ア、イ、ウ
箇条書き記号（順序が重要でない場合）
「視覚的な重さ」に基づいて記号を使い分ける方法が推奨されるようです：
- 第1階層： ■ または ●
- 第2階層： ◆ または ○
- 第3階層： ・（中黒）
- 第4階層： -（ハイフン）
禁則処理と句読点のぶら下げ
プロフェッショナルなビジネス文書の体裁を整える上で、行末の処理は重要です。Microsoft Wordには、以下の機能が備わっています：
- 禁則処理： 句読点（。、）、閉じ括弧（」））などが行頭に来ることを防ぐルール
- 句読点のぶら下げ： 行末の句読点を本文の領域からわずかにはみ出させて配置する手法
これらの機能を有効にすることで、自動的に体裁の整った読みやすい文書を作成することが可能になります。
ページ番号
複数ページにわたる文書では、ページ番号を付けるのが原則です。
推奨設定：
- 配置： ページ下部の中央
- 書式： 「- 1 -」または「1 / 10」のように総ページ数を併記
- 表紙の扱い： 表紙にはページ番号を表示しない
VA公用文でビジネス文書を作成
「VA公用文」では、これらのビジネス文書の標準的な書式を簡単に適用できる機能を搭載しています。セットアップ画面で「ビジネス文書」を選択すると、本記事でご紹介した設定のうち、主要なものが自動的に適用されます。
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