ファイルを事件ごとのフォルダに保管（エクセルVBA）

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操作マニュアル

VA事件データベースシリーズ（統合版）操作マニュアル

仕様

ファイル保管・整理システム 開発仕様書

1. プロジェクト概要

所定のフォルダ（スキャンデータ等）から未処理のファイル一覧を取得し、事件（案件）ごとにリネーム、指定フォルダへの移動、および担当者別のショートカット・コピー配布を自動で行うExcel VBAツール。

2. システム構成とモジュール

プロジェクトは以下のモジュール群で構成される。

1. ThisWorkbook: ブック全体のイベント制御（起動・終了処理）。
2. Sht1Hokan (保管): ファイル一覧の表示と、移動・リネーム・連携等のメイン処理を行うUIシート。
3. Sht2Hokansaki (保管先): 事件ごとの基本情報（保存先パスや担当区分）を管理するデータベースシート。
4. ShtOption (オプション): フォルダパスや動作設定値を保持するシート。
5. ShtManual (マニュアル): 操作説明シート（コードなし）。
6. Setup (標準モジュール): グローバル変数の定義、初期化、および自動バックアップ処理。
7. Evnt (クラスモジュール): 画面描画（ScreenUpdating）やイベント（EnableEvents）の停止・再開をカプセル化した高速化・制御クラス。

3. シートとテーブル定義

各シートには以下のテーブルまたは名前付きセルが設定されている前提とする。

• Sht1Hokan (テーブル名: 保管)
  • 列: 番号, 日時, フォルダ名, ファイル名, 事件呼名, 内容, 保管フォルダ名, 保管ファイル名, 作成先, 保管日時
• Sht2Hokansaki (テーブル名: 保管先)
  • 列: 事件呼名, データフォルダ, 保管フォルダ, 担当区分
• ShtOption (名前付き範囲・テーブル)
  • 単一セル: フォルダ (読み込み元), 保管フォルダ (デフォルト保存先), バックアップフォルダ, 職務上請求保管フォルダ, 弁護士会照会保管フォルダ
  • テーブル SC作成先設定: 作成先, フォルダ
  • テーブル コピー作成先設定: 作成先, フォルダ

4. 機能要件詳細

4.1. 初期化・終了とバックアップ (ThisWorkbook / Setup)

• 起動時 (Workbook_Open): イベントと画面更新を停止（Evnt.Disable）し、「保管」シートをアクティブ化。保管日時が空欄の最初の行を選択してスクロール。その後、1日1回のバックアップ（PerformDailyBackup）を実行。
• バックアップ処理: 指定されたバックアップフォルダ内に、YYYYMMDD_ベースファイル名.xlsx の形式で現在のブックのコピーを保存する（マクロなし保存）。同日内に既にバックアップがある場合はスキップ。
• 終了時: Evntオブジェクトを解放する。

4.2. クラスによるイベント制御 (Evnt)

• Disableメソッド: .ScreenUpdating = False, .EnableEvents = False, .Calculation = xlCalculationManual, .Cursor = xlWait
• Enableメソッド: 上記を全て通常・Trueに戻す。

4.3. 保管シート (Sht1Hokan) のUIアクション（ダブルクリック処理）

対象セルの列名に応じて以下の処理を行う（処理前後にEvntでイベント制御を行うこと）。

• 番号: 新規入力行（最下行の次）でダブルクリックされた場合、読み込み元フォルダ群（サブフォルダ含む）からファイル一覧を取得する（ReadFileNames）。
  • 取得条件: 先頭が.のファイル、既にテーブルに存在するファイル、FAXMAILFAXで始まるファイルは除外。
• フォルダ名 / 保管フォルダ名: エクスプローラーでそのフォルダを開く（FollowHyperlink）。未入力時に「保管フォルダ名」を押した場合は、Sht2Hokansakiから事件呼名で検索して自動入力、見つからなければフォルダピッカーを表示。
• ファイル名 / 保管ファイル名: 該当のファイルを開く（FollowHyperlink）。「保管ファイル名」が未入力の場合は後述の自動生成（InputStoredFile）を実行。
• 日時: ファイル名が「20…」の12桁数字で始まる場合はその日時を抽出、それ以外はファイルの更新日時（FileDateTime）を取得して入力。
• 事件呼名: 「保管先」シートをアクティブにする。
• 作成先: 「保管先」シートから担当区分を検索して自動入力。
• 保管日時（メインアクション）:
  • 空欄の場合（保管実行）: ファイルを「フォルダ」から「保管フォルダ」へリネーム移動。成功時、「作成先」に応じてショートカットファイル（.lnk）およびコピーファイルを作成先フォルダに生成。内容に「職務上請求」「弁護士会照会」が含まれる場合は専用フォルダにもコピーを作成。処理後、現在日時を入力。
  • 入力済みの場合（保管取消）: 移動したファイルを元のフォルダ・元の名前に戻す（復元）。作成したショートカットやコピー、専用コピーも削除し、保管関連セルの値をクリア。

4.4. 入力補助・連動イベント (Worksheet_Change)

「保管」シートの値変更時に連動して動く処理。

• 事件呼名 変更時: 保管フォルダ名、保管ファイル名、作成先をクリアし、隣の「内容」セルを選択。
• 内容 変更時: 「保管先」シートに同名の事件呼名があれば、保管フォルダ名と作成先を自動入力し、ファイル名を自動生成する。
• ファイル名自動生成ルール (InputStoredFile):
  • 基本: [日時]00000[事件呼名]　[内容].[拡張子]
  • 例外: 事件呼名の末尾が「文献」の場合は [内容].[拡張子]

4.5. シート間連携 (保管 ↔ 保管先)

• 保管シート選択時 (Worksheet_SelectionChange): 選択行の「事件呼名」をグローバル変数 strActCase に記憶。
• 保管先シートアクティブ時 (Worksheet_Activate): strActCase と一致する事件呼名の行を自動選択（視線移動の補助）。
• 保管先シート ダブルクリック時: 選択した事件呼名を「保管」シートのアクティブセルに入力し（ふりがなも自動セット）、次の「内容」セルを選択状態にして「保管」シートへ戻る。

4.6. 保管先シート (Sht2Hokansaki) の作業用マクロ

• UpdateTable: 「保管」シートの全データを走査し、「保管先」シートに未登録の事件呼名があれば、フォルダ情報等と共に新規追加する。