電話メモの内容をメールで送信（エクセルVBA）

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使用方法

VA事件データベースシリーズ（統合版）操作マニュアル

シート

電話メモは、Excelのブック（.xlsm）です。操作は、セルのダブルクリックと入力で行います。

• 電話メモ：電話の記録をするシートです。1件の電話を1行に記録します。
• オプション：所員・リストなどの設定をするシートです。
• マニュアル：ブックの中の簡単な説明です。

初めの設定

「オプション」シートで、次の項目を設定します。

• 所員別設定：所員ごとに、所員名・メールアドレス・Windowsのユーザー名を登録します。メールアドレスが複数ある場合は、「;」で区切ります。ここに登録した所員名が、「入力者」「宛先」「確認者」のリストになります（初めは、例の所員が1人入っています）。
• 用件・対応・処理：「用件」（「電話がありました。」など）、「対応」（「電話をいただきたい。」など）、「処理」（「処理済み」など）のリストです。必要に応じて書き換えます。
• バックアップフォルダ：ブックのバックアップを作るフォルダです。空欄にすると、バックアップを作りません。

使い方

1. 新しい記録を作る：「番号」列の、表のすぐ下のセル（表の一番下の行が空欄のときは、その行のセル）をダブルクリックします。表に行が加わり、番号、入力者（Windowsのユーザー名から所員名を探して入力）、日時（今の日時）が自動で入り、「相手先」のセルが選ばれます。
2. 内容を入力する：相手先・電話番号・内容を入力し、「用件」「対応」「宛先」などをリストから選びます。リストは、その行のセルをダブルクリックしたときに付きます（ふだんは外れています）。
3. メールで知らせる：「メール送信日時」のセルをダブルクリックすると、「この行の内容を次の宛先にメールで送信します。…よろしいですか？」と表示されます。「OK」を押すと、「宛先」の所員のメールアドレスに、件名「電話メモ」で、番号・日時・相手先・電話番号・宛先・用件・対応・内容・入力者を送り、送信日時を記録します。
4. 確かめる：電話を受けた所員は、「確認者」「処理」を選びます。

そのほかの操作

• 日時を今の時刻にする：「日時」のセルをダブルクリックすると、今の日時に書き換わります。

注意点

• メールは、Outlook（classic）で送ります。新しいOutlookやOutlookのない環境では送れません（「メールが送信できませんでした。」と表示されます）。
• 送信日時が入っている行の「メール送信日時」をダブルクリックすると、「既に送信しています（日時）。もう一度送信しますか？」と表示されます。「はい」を押すと、もう一度送信します。
• 宛先の所員のメールアドレスが登録されていないと、「メールアドレスが設定されていません。」と表示されます。
• 入力者は、Windowsのユーザー名が「所員別設定」にない場合は空欄になります。
• XLOOKUP関数を使うため、Microsoft 365 または Excel 2021 以降が必要です。
• ブックを開くと、1日に1回、バックアップフォルダに「日付_電話メモ.xlsx」のバックアップを作ります。