内容証明郵便の字数等をチェック（ワード VBA）

ダウンロード

まずは、こちらからサンプルファイルをダウンロードして、使ってみてください。

アドインの準備

ダウンロードしたファイルをスタートアップフォルダに保存すれば、アドインとして、すべてのワードファイルでマクロを利用できるようになります。（他の使用方法もありますが、この使い方を推奨します。）

別に紹介している「VA公用文」と併用すれば、内容証明郵便用の書式設定を自動的に行うことができます。

使用方法

• 文書を作成してください。
• Ctrl+Shift+P（PostのPです）を押すか、クイックアクセスツールバーのボタンを押すとマクロが起動し、内容証明郵便の規定に従って字数および行数を確認します。
• 字数または行数が制限を超えている場合は、該当する行が選択された状態でマクロが停止します。所要の修正を行った後、マクロを再度実行して、文章全体のチェックを完了してください。

ショートカットキーの設定は、ワードのオプションで自由に変更できます。

作動の一例

制限事項

このマクロは、郵便局の制限に従って完全にチェックできるものではありません。つぎのような制限事項があります。（実用上は、問題ないと思います。）

• アウトラインを用いない見出し番号には対応していません。アウトラインを使用していない場合は、見出し番号が２字以上になると、そのままの字数でカウントします。
• タブによる空白には対応していません。タブによってできた空白は、文字数にカウントしてしまいます。
• 「）」側だけを使用した括弧には対応していません。「）」側だけの場合は、字数にカウントされません。
• ラインフィード（シフトキーとリターンキーの同時押し）には対応していません。ラインフィードは無視して、改行していないものとして字数をカウントしてしまいます。キャリッジリターン（リターンキーのみ）を使用してください。

マクロの構造

このマクロは、自由に閲覧・編集できる状態になっています。

ファイルをエクスプローラーで右クリックして、「開く」を選択すると、テンプレート自体を編集できるようになります（そのままダブルクリックすると、新規文書が作成されてしまいます）。その状態から、「開発」－「Visual Basic」をクリックしてVBEを起動すると、マクロの構成や内容を確認することができます（そのまま編集することもできます）。

マクロの構成

標準モジュールの中に「Setting」および「Check」の2つのモジュールが作成されています。

各モジュールの中には、マクロを実行するための定数やプロシージャが記載されています。

「Setting」モジュール内の定数を変更することにより、字数および行数をカスタマイズできます。

チェックの要領

「CheckCharsAndLines」 プロシージャは、1行ごとに文字数を取得して、次のとおり、その字数を調整した上でチェックし、行数をカウントするという動作を繰り返します。

• 段落番号が設定されている場合は、字数に1を加える。（内容証明の文字数は、文中の序列を示す記号として使用されているものは、全体を１字として数えることになっているため）
• 文字列に空白が含まれている場合は、字数からその数を減じる。（内容証明の文字数には、空白・スペースが含まれないため）
• 文字列に全角の”）”または半角の”)”が含まれている場合は、字数からその数を減じる。（内容証明の文字数は、（）の組み合わせで1文字として数えることになっているため）
• 文字列に改行または改ページが含まれている場合は、字数から1を減じる。（内容証明の文字数に段落記号は含まれないため）

その間に字数や行数が設定値を超えた場合には、その行を選択した状態でメッセージを表示します。

プロシージャ内のコードの細部については、サンプルファイルのプログラムにコメントで記載していますので、そちらを御覧ください。